Sekretärinnen Tipps

Extrem vielbeschäftigte Menschen gehören nicht selten zur Gattung der notorischen Frühaufsteher. Von der ehemaligen US-Außenministerin Condoleezza Rice wird überliefert, dass sie ihren Tag bereits um 4:30 Uhr beginnt. Früher aufzustehen bringt einige ganz praktische Vorteile: Wenn Sie mit dem Auto zur Arbeit fahren, werden Sie auch deutlich früher im Büro ankommen, denn ganz früh sind die Straßen noch frei. Oder Sie genießen die gewonnene Zeit für ein ausgedehntes Frühstück oder einfach die Ruhe im Haus oder der Wohnung, wenn die Kinder noch schlafen. Wie fast alles im Leben, so ist auch das frühe Aufstehen eine Gewohnheit. Und Gewohnheiten, das wissen Sie sicherlich, lassen sich üben und ändern. Damit auch Sie es schaffen, früher den Tag beginnen zu lassen, einige Tipps:

• Langsam umstellen: Stellen Sie sich den Wecker nicht gleich eine oder zwei Stunden früher, sondern beginnen Sie in kleinen Schritten. Lassen Sie sich einige Tage 15 oder 30 Minuten früher wecken. Steigern Sie sich so langsam auf die Uhrzeit, zu der Sie gern aufstehen wollen.

• Gehen Sie früher schlafen: Erlauben Sie sich umgekehrt, früher schlafen zu gehen. Das Ziel ist es ja nicht, Ihnen Schlaf zu entziehen, sondern lediglich die Gunst des frühen Morgens zu nutzen.

• Bleiben Sie Ihren Versuchen treu: Erlauben Sie nicht, der Verlockung nachzugeben, nur eben kurz noch mal ins Bett zu gehen, wenn Sie das Aufstehen geschafft haben. Dann werden Sie die neue Gewohnheit nie einüben!

• Sie brauchen einen guten Grund: Gehen Sie schlafen mit dem Gedanken daran, was Sie am nächsten Morgen tun werden. Nehmen Sie sich, zumindest in der Umgewöhnungsphase, etwas fest vor, das Sie am nächsten Morgen tun werden. Denken Sie vor dem Einschlafen daran. Sie werden sehen, dass Sie mit diesem Gedanken auch wieder aufwachen werden, was Sie motivieren wird.

• Stellen Sie den Wecker weiter weg: Klingt vielleicht zunächst etwas sehr einfach, aber probieren Sie es aus. Wenn Sie den Wecker außer Reichweite des Bettes aufstellen, werden Sie wohl oder übel aufstehen müssen, um den Störenfried auch auszustellen. Und wenn Sie dann einmal aus dem Bett heraus sind, bleiben Sie auch gleich auf!

Sie werden sehen. Wenn Sie sich an diese Tipps halten, werden Sie nach ein oder zwei Wochen bereits deutlich früher aufstehen und einfach die Ruhe des frühen Morgens genießen können.

In der Zusammenarbeit zwischen Chefassistenz und Führungskraft ist gegenseitiges Vertrauen von enormer Bedeutung. Gerade wenn beide noch nicht lange miteinander arbeiten, ist es wichtig, dass Sie Ihrer Führungskraft das Gefühl vermitteln, dass sein Sekretariat alle Dinge im Griff hat. Neben einer überzeugenden Arbeitsleistung können Sie diesen Eindruck durch einige Gesten unterstreichen.

• Schreiben Sie alles auf! Führen Sie bei Gesprächen mit Ihrem Chef immer ein Notizbuch mit sich. Schreiben Sie alle Aufträge auf und machen Sie sich während des Gesprächs Notizen. Nutzen Sie nicht irgendeine Kladde, sondern schaffen Sie sich ein schönes Notizbuch an, das auch eine gewisse Wertigkeit zeigt. Früher oder später wird Sie Ihr Chef fragen, was es mit diesem Buch auf sich hat oder wie Sie Ihre Notizen anfertigen. Sagen Sie Ihm, dass dieses Werkzeug ein zentraler Punkt in Ihrem Selbstmanagementsystem ist.

• Sagen Sie nicht einfach „Ja“: Erhalten Sie eine neue Aufgabe, sagen Sie nicht sofort „Ja“. Sondern blättern Sie in Ihrem Buch, um zu prüfen, ob noch eine Aufgabe bewältigt werden kann. Oder geben Sie die Rückmeldung, dass Sie einen realistischen Fertigstellungstermin erst nennen können, wenn Sie den Aufwand geprüft haben. Wenn Sie wirkungsvoll unterstützen und entlasten wollen, geht es ja nicht darum, einfach Aufgaben zu übernehmen, die Sie dann keinesfalls rechtzeitig erledigen können, sondern um eine planbare Entlastung für Ihre Führungskraft.

• Lesen Sie Ihre Mails zu bestimmten Zeiten: Nicht ständig jede neu eintreffende Nachricht zu überprüfen, ist eine wichtige Grundvoraussetzung für das bessere Zeitmanagement. Das wird Ihrem Chef aber erst dann auffallen, wenn er, ungeduldig wie die meisten Führungskräfte sind, Sie auf eine Nachricht anspricht, die Sie noch nicht gelesen haben. Antworten Sie ihm darauf, dass in Ihrem System Nachrichten zu bestimmten Zeiten bearbeitet und gesichtet werden. Demonstrieren Sie ihm, wie wichtig dieser Ansatz für Sie ist. Sie demonstrieren damit keine Schwäche, sondern Stärke. Er erhält die Gewissheit, dass Sie seine Aufträge berücksichtigen werden und zugleich fokussiert an Ihren Aufgaben arbeiten.

Kontinuierlich an einer Sache zu arbeiten, ist ein wesentlicher Schlüsselfaktor auf dem Weg zum Erfolg. So hat Thomas Mann sein beeindruckendes Werk aus Romanen, Erzählungen und einer Vielzahl an Briefen nur durch die Regelmäßigkeit erreicht. Doch oft genug scheint am Ende eines hektischen Tages in der Chefassistenz die entscheidende Stunde, in der Sie an Ihren eigenen Zielen arbeiten wollten, zu fehlen. Versuchen Sie doch einmal die folgenden Tipps, um sich auch im Sekretariat eine Stunde am Tag Ihren Zielen widmen zu können.

• Stehen Sie früher auf! Das scheint wie eine Binsenweisheit, aber wenn Ihnen nach der Arbeit und der Erledigung der eigenen Hausarbeit keine Zeit mehr bleibt, verlängern Sie Ihren Tag doch durch eine Stunde früheren Aufstehens. Ob Sie nun nur in Ruhe etwas lesen, an einem eigenen Roman arbeiten oder sich Übungen widmen wollen. In dieser Stunde vor dem bisherigen Aufstehen werden Sie ungestört sein und vor allem konzentriert und mit Spaß in den Alltag starten.

• Fangen Sie früher an! Wenn es sich einrichten lässt, fangen Sie einfach früher mit der Arbeit an. Wenn Sie bereits im Büro sind, während die meisten Kollegen erst eintreffen, werden Sie ruhiger und mit deutlich weniger Unterbrechungen arbeiten können.

• Telefonieren Sie kürzer: Auch wenn es verlockend ist. Beschränken Sie sich auch bei dienstlichen Telefonaten auf das Wesentliche. Fassen Sie sich kürzer. Besser ist es, wenn Sie sich gezielt vornehmen, mit Kollegen auch das eine oder andere private Wort zu festen Terminen zu wechseln.

• Schauen Sie weniger fern: Sehen Sie bewusst fern. Suchen Sie sich gezielt Sendungen aus, die Sie interessieren und die Sie ansehen wollen. Zapping ist eine der größten Zeitverschwender.

• Animieren Sie Ihre Kinder zum Helfen: Sie haben Kinder? Dann lassen Sie sich von ihnen bei der Hausarbeit helfen. Auch Grundschüler können bereits einfachere Tätigkeiten übernehmen und Verantwortung tragen. Das kann das Decken des Tisches und das Abräumen sein.

• Sagen Sie „Nein!“: Sie werden häufiger um Gefallen gebeten? „ Kannst Du vielleicht kurz…“, „Du machst das immer so gut“. Kennen Sie solche Sätze? Lernen Sie, sich nicht jede Aufgabe zusätzlich aufhalsen zu lassen.

• Essen Sie am Arbeitsplatz: Nehmen Sie sich Ihr Essen mit ins Büro und essen Sie dort. Das spart nicht nur Geld, sondern auch Zeit, denn den Gang in die Kantine und das Restaurant können sie sich sparen.

• Widerstehen Sie den Verlockungen des Internet: Lassen Sie sich bei der Nutzung des Internet nicht ablenken. Wenn Sie nur schnell eine Recherche bei Google durchführen wollten, dann lassen Sie es dabei und sehen Sie nicht auch noch bei Ihren Lieblingsseite oder dem Nachrichtenportal vorbei.