Sekretärinnen Tipps

Sicher kennen Sie den Weg, Grafiken in Word mit der Funktion des Einfügens zu übernehmen. Es geht aber noch einfacher!

Sie möchten eine Grafik in ein Dokument einfügen, sind aber nicht auf eine Verknüpfung angewiesen, weil es an der Abbildung keine Änderung mehr geben wird? Dann können Sie auch so arbeiten:

1. Verkleinern und verschieben Sie das Programmfenster von Word so, dass Sie die Abbildung auf dem Desktop sehen können oder ein geöffnetes Explorer-Fenster, in dem sich die Grafikdatei befindet.

2. Klicken Sie auf die Datei und halten Sie die linke Maustaste gedrückt.

3. Ziehen Sie nun die Datei in Ihr Word-Dokument hinein.

4. Halten Sie die Maustaste weiterhin gedrückt, bis Sie die Grafik an den vorgesehenen Platz verschoben haben.

5. Die Grafik kann anschließend mit den in Word vorhandenen Funktionen wie gewohnt bearbeitet werden.

Für Flugblätter aber auch Berichte eignen sich senkrechte Überschriften sehr gut, um die Aufmerksamkeit des Lesers stärker zu fesseln. Wir zeigen, wie es geht.

1. Führen Sie aus dem Menü „Einfügen“ den Befehl „Textfeld“ aus.

2. Klicken und ziehen Sie jetzt mit gedrückter Maustaste das Feld in der benötigten Länge auf.

3. Tragen Sie den Text für die Überschrift oder die Beschriftung in das Feld ein.

4. Über „Ansicht / Symbolleisten“ zeigen Sie sich mit „Textfeld“ die entsprechende Symbolleiste an.

5. Dort finden Sie am rechten Rand den Schalter für die Funktion „Textrichtung ändern“.

6. Mit jedem Klick darauf, verändert sich die Richtung des Textes.

7. Hat der Text die gewünschte Richtung, klicken Sie mit der rechten Maustaste an den Rand des Feldes. Wählen Sie aus dem Kontextmenü den Eintrag „Textfeld formatieren“ .

8. Damit gelangen Sie zu einem umfangreichen Dialog, über den Sie das Feld noch weiter an Ihre Wünsche anpassen können.

Wenn Sie in Word einen AutoText eingeben, wird dieser standardmäßig in der Rechtschreibprüfung berücksichtigt. Das ist unnötig, wenn Sie Überprüfung bereits vorgenommen haben. Zudem kostet die Überprüfung unnötig Zeit. So geht es besser:

1. Schreiben Sie den Text, den Sie als AutoText verwenden wollen, in ein leeres Word-Dokument.

2. Markieren Sie diesen Text exakt, achten Sie also darauf, dass Sie kein Leerzeichen vor oder nach dem Text markieren. Die Markierung reicht also vom ersten Zeichen des Textes exakt bis zum letzten Zeichen.

3. Führen Sie nun Extras/Sprache und dann Sprache festlegen aus.

4. Es öffnet sich das Dialogfenster für Sprachen.

5. Schalten Sie nun das Kontrollkästchen Rechtschreibung und Grammatik nicht prüfen ein.

6. Bestätigen Sie den Dialog mit einem Klick auf OK.

7. Führen Sie nun das Kommando Einfügen/AutoText und dann Neu aus.

8. In dem neuen Fenster vergeben Sie einen Namen für den Textbaustein und verlassen den Dialog mit OK.

Ab sofort können Sie durch Angabe des Namens des Textbausteins und Druck der Taste F3 den AutoText nutzen, der dann nicht geprüft werden wird.

Sie sparen sich beim Formatieren Ihres Dokuments Zeit, wenn Sie bereits beim Setzen einer Kapitelüberschrift dafür sorgen, dass diese auf einer eigenen Seite steht.

Wichtig ist dabei, dass Sie für die Formatierung einer Überschrift auch tatsächlich nur die Formatvorlagen verwenden.

1. Rufen Sie aus dem Menü „Format“ den Befehl „Formatvorlagen und Formatierung“ auf.

2. Es öffnet sich der Aufgabenbereich in Word.

3. Klicken Sie dort mit der rechten Maustaste auf den Eintrag „Überschrift 1“.

4. Aus dem Kontextmenü entscheiden Sie sich für „Ändern“.

5. Klicken Sie im nachfolgenden Dialog auf den Schalter „Format“.

6. Aus dem Untermenü markieren Sie den Eintrag „Absatz“.

7. Wechseln Sie in das Register „Zeilen- und Seitenumbruch“.

8. Markieren Sie das Optionsfeld vor dem Eintrag „Seitenumbruch oberhalb“.

9. Verlassen Sie den Dialog mit OK.

Sobald Sie nun einen Absatz in dem Überschriftenformat erfassen, wird automatisch davor ein Umbruch eingefügt. Damit haben Sie einen immer perfekten Kapitelbeginn.

Sie haben im Sekretariat ein Dokument aus dem Internet geladen oder von einem Kollegen erhalten, das sich partout nicht bearbeiten lässt? Dann wird der Dokumentenschutz aktiviert sein!

Dies bedeutet allerdings nicht, dass Sie nun gar nicht an die Inhalte der Datei gelangen, um diese zu bearbeiten! Einige Tricks helfen Ihnen weiter.

1. Überprüfen Sie zunächst, ob das Dokument tatsächlich geschützt ist. Dazu rufen Sie das Menü „Extras“ auf. Ist hier das Kommando „Dokumentenschutz aufheben“ sichtbar, wurde der Schutz aktiviert.

2. Können Sie auf das Layout des Dokuments verzichten und wollen lediglich den Text bearbeiten, markieren Sie zunächst über „Bearbeiten“ und anschließend „Alles markieren“ den vollständigen Inhalt.

3. Über „Bearbeiten“ und „Kopieren“ senden Sie den markierten Inhalt in die Zwischenablage.

4. Legen Sie ein neues, leeres Dokument in Word an.

5. Führen Sie das Kommando „Inhalte einfügen“ aus dem Menü „Bearbeiten“ aus.

6. Im nachfolgenden Dialog markieren Sie den Eintrag „Unformatierter Text“.

7. Bestätigen Sie die Auswahl mit OK.

8. Damit wird nun der eigentliche Text in das Dokument übertragen.

Damit sollte es nun möglich sein, zumindest den Text zu bearbeiten. Unter Umständen hatten Sie bereits das Problem, dass sich der Befehl „Alles markieren“ gar nicht ausführen ließ, weil das Dokument zu stark geschützt war. Dann probieren Sie diesen Trick:

1. Rufen Sie im geschützten Dokument das Menü „Datei“ auf.

2. Führen Sie den Befehl „Speichern unter“ aus.

3. Im Feld „Dateityp“ markieren Sie den Eintrag „Nur Text“.

4. Vergeben Sie einen Dateinamen und legen Sie die Datei etwa auf Ihrem Desktop ab.

5. Schließen Sie das Ausgangsdokument und öffnen Sie über das Menü „Datei“ das gerade von Ihnen gespeicherte Textdokument.

Word ist ganz hervorragend für das Zeichnen von Organigrammen geeignet, da zum Lieferumfang eine kleine Spezialanwendung gehört. So geht’s.

1. Wählen Sie aus dem Menü Einfügen den Eintrag Schematische Darstellung.

2. Im nachfolgenden Dialog wählen Sie die Darstellung als Organigramm aus.

3. In Ihrem Dokument erscheint jetzt die Grundform eines Organigramms, das Sie bereits direkt mit Namen befüllen.

4. Zusätzlich ist eine eigene Symbolleiste sichtbar, über die Sie das Diagramm um weitere Einträge ergänzen.

5. Über den Eintrag Form einfügen wählen Sie aus, um was für einen Eintrag es sich handeln soll. Ausgehend von der jeweiligen Form fügen Sie so weitere Kollegen, Vorgesetzte oder Mitarbeiter hinzu.

6. Über den Eintrag Layout entscheiden Sie, wie das Organigramm dargestellt werden soll.