Sekretärinnen Tipps

Was unterscheidet besonders produktive Menschen von anderen? Häufig sind es die kleinen Tricks und Kniffe im Alltag, die dabei helfen, sich zu fokussieren und Zeit zu sparen. Zeit, die dann für wichtige Aufgaben zur Verfügung steht. Zu diesen Tricks gehören aus meiner Sicht:

• Arbeiten Sie mit einer Wiedervorlage: Dank des modernen Ansatzes für das Zeitmanagement, dem Gettings Things Done (GTD) hat die verstaubte Wiedervorlage eine wahre Renaissance erlebt. Ob Sie mit Dünndruckmappen wie etwa aus dem Hause Classei arbeiten oder aber die klassischen Pultordner verwenden, spielt keine Rolle. Mit einer Wiedervorlage besitzen Sie ein verlässliches System, das Ihnen den Kopf frei hält. Erst wenn der Termin da ist, müssen Sie sich mit dem Vorgang erneut beschäftigen.
• Ein zentraler Sammelpunkt: Ebenfalls wichtig ist ein zentrales System oder ein Ort, an dem Sie alle Informationen und Aufgaben sammeln, um sich später damit zu beschäftigen. Nutzen Sie ein Notizbuch, in das Sie Telefonnotizen, Ideen und Aufgaben notieren. Ideal, wenn das Notizbuch auch groß genug ist, damit Sie die im Laufe eines Tages bei Ihnen eintreffenden Dokumente einzulegen. Damit übernimmt es zugleich die Funktion eines Eingangskörbchen.
• Lernen Sie Shortcuts! Es kann nicht oft genug betont werden. Besonders produktive Menschen haben gelernt, ihre Programme so zu bedienen, dass sie nicht ständig zur Maus greifen müssen, sondern danke Tastenkürzel schnell alle relevanten Funktionen aufrufen können.
• Beherrschen Sie Suchmaschinen! Es lohnt sich, die Optionen der Suchmaschinen einmal genauer anzusehen. Wenn Sie wissen, wie Sie die verschiedenen Suchparameter kombinieren müssen und diese Syntax auch auswendig beherrschen, sparen Sie bei der Internetrecherche gleich doppelt Zeit. Sie können Ihre Abfrage schneller formulieren und erhalten relevantere Treffer.

Die täglichen Anforderungen an die Chefassistenz werden immer höher, umso wichtiger, sich gut auf die eigene Arbeit zu fokussieren und auch im Umgang mit dem PC keinen Stress aufkommen zu lassen. Nutzen Sie diese Tipps, um produktiver mit Ihrem Computer zu arbeiten.

• Benutzen Sie, falls möglich, sogenannte Docks. Bei den Docks handelt es sich um kleine Programmleisten, die zusätzlich zur Windows eigenen Startleiste genutzt werden. Statt viele Verknüpfungen auf den Desktop zu legen, stellen Docks eine intelligente Alternative dar, die Ihren Rechner gleich viel aufgeräumter erscheinen lassen. Ein gutes Programm dieser Art ist Rocketdock, das kostenlos genutzt werden kann.
• Automatisieren Sie die Wartungsarbeiten! Auch ein PC braucht Pflege und Wartung, dazu zählen etwa das regelmäßige Backup oder die Defragmentierung des Datenträgers. Lassen Sie solche Tätigkeiten von Ihrem Rechner automatisiert durchführen, dann können Sie sich noch besser fokussieren. Nutzen Sie dazu die Aufgabenplanung unter Windows Vista, die Sie über die „Systemsteuerung, Verwaltung“ erreichen. Hier sind bereits einige Aufgaben als Schablone angelegt. Mit dem Tool lassen sich aber auch Programme starten und Aktionen durchführen. Dazu müssen Sie lediglich die Aufrufparameter des gewünschten Programms kennen. Meist finden Sie diese Befehlszeilenargumente etwas versteckt in der Online-Hilfe der Programme.
• De-Installieren Sie nicht benötigte Anwendungen: Sehen Sie in regelmäßigen Abständen die Liste der installierten Programme durch und löschen Sie solche, die Sie nicht mehr einsetzen. Das spart Festplattenplatz, macht das Startmenü übersichtlicher und schließt technische Kollisionen mit bereits installierten Programmen aus.
• Weniger Autostart-Programme: Eine regelrechte Unsitte sind die vielen Programme, die sich in bester Absicht in die Autostart-Gruppe von Windows eintragen und nach dem Hochfahren erst einmal dafür sorgen, dass Sie warten müssen. Überprüfen Sie nach einem Start, welche Anwendungen laufen, und überlegen Sie sich, ob Sie wirklich alle diese Programme brauchen. Hier gilt auf jeden Fall, dass weniger eindeutig mehr ist!
• Den Desktop aufräumen! Ein unaufgeräumter Schreibtisch lenkt an und belastet. Das gilt auch für den Desktop im PC. Nutzen Sie Dock für die Anlage von Shortcuts zu Programmen oder Dokumenten. Legen Sie Dateien, die Sie nur einmal schnell durchsehen wollen, lieber in einem Ordner im Dateisystem ab und nicht auf den Schreibtisch. Und sehen Sie sich die dort gespeicherten Symbole und Verweise kritisch durch, ob Sie diese wirklich noch benötigen!