Sekretärinnen Tipps

Ihre mühevoll erstellte Präsentation ist fertig, da fällt Ihnen auf, dass Sie stellenweise die falsche Schriftart verwendet haben? Kein Problem!

Sie müssen nun nicht jede Folie mühsam einzeln bearbeiten. Das geht viel schneller.

1. Platzieren Sie die Schreibmarke in einer Form, die die falsche Schriftart enthält.

2. Wählen Sie aus dem Menü Format den Eintrag Schriftarten ersetzen.

3. Wählen Sie in der ersten Zeile des nachfolgenden Dialogs die falsche Schriftart, zum Beispiel Arial, aus.

4. In der zweiten Zeile markieren Sie den Namen der Schriftart, die Sie verwenden wollen.

5. Klicken Sie auf Ersetzen.

6. Verlassen Sie den Dialog dann mit Schließen.

Die verwendete Schriftart wird nun durch die gesamte Präsentation hindurch ersetzt. Schneller geht es nun wirklich nicht.

Eine gute Präsentation in Powerpoint darf heute nicht mehr nur als Bullets bestehen. Den Zuhörer mit einprägsamen Grafiken bei der Erinnerung des Gehörten zu unterstützen und auch emotional anzusprechen, ist heute wichtig. Da versteht es sich fast von selbst, dass Sie nicht nur auf die Clipart-Sammlungen der Office-Pakete zurückgreifen dürfen, wenn Sie die Präsentation illustrieren wollen. Aber woher nehmen Sie anspruchsvolle Fotos und Grafiken, die wenig oder nichts kosten?

Ein Klassiker ist sicherlich Photocase. Hier veröffentlichen Fotografen Ihre Motive, die Sie meist kostenlos nutzen dürfen. Auch einer Verwendung im Internet steht nichts im Wege, allerdings müssen Sie die Quelle nennen. Die Suchfunktion zeigt Ihnen schnell passende Motive an.

Ebenfalls ein seit Jahren bewährter Service ist Stock Exchange. Dieses Angebot ist allerdings deutlich internationaler, weswegen einigen Motiven die amerikanische Herkunft anzumerken ist. Über den Dienst haben Sie zugleich Zugriff auf IStockPhoto, wo es Bildmaterial bereits am der Gebühr von 1 US-Dollar gibt.

Bei Everystockphoto finden Sie ebenfalls viele Motive bekannter und weniger bekannter Fotografen, die sich sehr gut in einer Präsentation nutzen lassen. Aber auch hier müssen Sie auf Englisch nach passenden Motiven suchen.

Allen Angeboten gemeinsam ist allerdings, dass Sie im Abspann der Präsentation oder auf Ihren Internetseiten, wenn Sie die Bilder online stellen, wenigstens den Namen des Fotografen und die Quelle angeben sollten, um den Lizenzbedingungen zu entsprechen.

Um Ihrer Präsentation eine persönliche Note zu verleihen, binden Sie doch einfach einmal eine eigene Abbildung als Bildschirmhintergrund ein.

Damit dies ohne Probleme klappt, sollten Sie darauf achten, dass Ihr Foto mindestens eine Auflösung von 800 x 600 Bildpunkten hat. Ein solcher Hintergrund kann gezielt auf einer einzelnen Folie oder aber auf allen zur Präsentation gehörenden Folien platziert werden.

1. Führen Sie aus dem Menü „Format“ den Befehl „Hintergrund“ aus.

2. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben dem Listenfeld und markieren Sie aus dem nachfolgenden Menü den Eintrag „Fülleffekte“.

3. Wechseln Sie nun in das Register „ Grafik“.

4. Klicken Sie auf den Schalter „Grafik auswählen“

5. Navigieren Sie innerhalb Ihres Systems zum Ordner, der die Datei enthält, markieren Sie diese und klicken Sie auf „Einfügen“.

6. Klicken Sie auf OK.

7. Sie gelangen zum ursprünglichen Dialog zurück. Entscheiden Sie sich für „Übernehmen“, wenn Sie die Abbildung lediglich für die aktuelle Folie als Hintergrund verwenden wollen. Mit „Für alle übernehmen“ bildet die Datei den Hintergrund für alle Folien in der Präsentation.

Innerhalb einer Präsentation wollen Sie die Elemente einer Seite noch einmal durchgehen und es Ihrem Publikum leichter machen, Ihnen zu folgen? Der Effekt „ Hervorgehoben“ von Powerpoint hilft Ihnen da weiter.

Sicherlich haben Sie auch bereits einmal mit den Effekten in Powerpoint experimentiert. Während sich die Effekte der Kategorie Eingang und Beenden von allein erschließen, scheinen die Effekte der Gattung Hervorgehoben eigenwilliger zu sein.

Die Effekte dieser Gruppe eignen sich insbesondere für Texte, lassen sich prinzipiell aber auch für alle anderen Elemente einer Folie anwenden. Wie der Name vermuten lässt, wird etwa bei einem Mausklick ein so markierter Text optisch besonders herausgestellt. Damit machen Sie das Publikum auf Ihrer Schlussfolie etwa auf die Kernthesen der Präsentation aufmerksam.

1. Schreiben Sie zunächst die Folie wie gewohnt.

2. Aus dem Menü Bildschirmpräsentation rufen Sie nun den Befehl Benutzerdefinierte Animation auf.

3. Es öffnet sich der Aufgabenbereich in Powerpoint.

4. Markieren Sie nun den Textrahmen.

5. Klicken Sie im Aufgabenbereich auf den Eintrag Effekt hinzufügen.

6. Es öffnet sich ein kleines Untermenü in dem Sie auf Hervorgehoben klicken.

7. Wählen Sie Weitere Effekte.

8. Es öffnet sich der vollständige Überblick der möglichen Effekte. (→ Abb. 4 )

9. Entscheiden Sie sich für einen Effekt Ihrer Wahl, etwa vertikales Highlight.

10. Verlassen Sie den Dialog mit OK und sehen Sie sich die Bildschirmpräsentation an.

Wenn Sie die angebotenen Effekte etwas genauer betrachten, werden Sie bemerken, dass sich die Effekte auch auf Zeichnungselemente answenden lassen, denn ist ein Zeichnungsobjekt markieren, können Sie auch den Eintrag Füllfarbe ändern auswählen.