Der Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. hat seine Merksätze zur revisionssicheren Archivierung überarbeitet. Sie definieren die Anforderungen an eine Archivierungslösung, die Sie beachten sollten, wenn in Ihrem Unternehmen das papierarme Büro umgesetzt werden soll.

Die Merksätze des VOI zur revisionssicheren elektronischen Archivierung existieren bereits seit den 90er Jahren. Sie definieren die Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit beim Betrieb einer elektro-nischen Archivlösung und stehen in engem Zusammenhang mit anderen Grundsätzen – wie den „ Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung“ (GoB), den „Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS) oder den „ Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbar-keit digitaler Unterlagen“ (GDPdU).

• Jedes Dokument muss nach Maßgabe der rechtlichen und organisationsin-ternen Anforderungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden.

• Die Archivierung hat vollständig zu erfolgen – kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.

• Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren.

• Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden.

• Jedes Dokument darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden.

• Jedes Dokument muss in angemessener Zeit wiedergefunden und reproduziert werden können.

• Jedes Dokument darf frühestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet, d.h. aus dem Archiv gelöscht werden.

• Jede ändernde Aktion im elektronischen Archivsystem muss für Berechtigte nachvollziehbar protokolliert werden.

• Das gesamte organisatorische und technische Verfahren der Archivierung kann von einem sachverständigen Dritten jederzeit geprüft werden.

• Bei allen Migrationen und Änderungen am Archivsystem muss die Einhaltung aller zuvor aufgeführten Grundsätze sichergestellt sein.

Diese Grundsätze sollten Sie bei der Anschaffung einer Archivierungslösung und deren Prüfung beachten. Erläuterungen zu den einzelnen Punkten erhalten Sie in einem Dokument, dass die VOI hier bereitstellt.

Verwandte Beiträge

• Keine verwandten Beiträge