Sekretärinnen Tipps

Papier oder elektronisch? Diese Frage stellt sich wohl jedem, der in die Zeitplanung einsteigen möchte.
Tip: Für welches System Sie sich auch entscheiden, es ist wichtig, dass alle Planungsdaten vollständig darin landen. Sobald Sie damit beginnen, mehrere Planer einzusetzen, ist das ein untrügliches Zeichen dafür, dass Sie noch nicht Ihr optimales System gefunden haben!

Die Zeitplanung mit einer Software wie Outlook eignet sich am ehesten für Menschen, die ohnehin viel Zeit vor dem Computer verbringen. Seine Stärken spielt ein solches Programm etwa dann aus, wenn ein Termin verschoben werden muss. Es genügt ein Mausklick und Sie ziehen den Termin an seine neue Position. In einem Zeitplanbuch dagegen müssen Sie radieren oder durchstreichen. Beides sieht natürlich unschön aus.
Auch das Sortieren oder die Neuorganisation von Kontakten erledigen Sie mit einem elektronischen Planer einfach und elegant, während sich ein Planer aus Papier hier deutlich störrischer verhält.

Ihr Zeitplanungssystem muss Ihr ständiger Begleiter sein, damit Sie auch unterwegs den Überblick behalten und schnell neue Termin notieren können. Ein Notebook, das sich dazu im Standby-Modus befinden muss, erweist sich hier schnell als hinderlich.
Praktischer sind in diesem Fall so genannte Smartphones oder Personal Digital Assistants (PDA), die auf dem Markt angeboten werden. Diese lassen sich meist mit der mitgelieferten Software leicht mit Outlook synchronisieren. Die kleinen Taschencomputer sind leicht und praktisch, verfügen aber auch über Nachteile.

Da ist zum einen die begrenzte Laufzeit: Sie müssen sich darum kümmern, dass der Akku des Geräts ständig aufgeladen ist. Um Datenverluste zu verhindern, müssen Sie sich um regelmäßige Backups kümmern und zur Sicherheit auch immer eine Ladung Batterien mit sich führen.
Gehören Sie zu den visuellen Menschen, die viel zeichnen und notieren, eignen sich die kleinen Geräte kaum für Sie, da die Displays viel zu klein sind und richtig zügiges Schreiben mit der Hand aufgrund der technischen Restriktionen der Zeichenerkennung auch nicht möglich ist.
Ganz ohne diese Nachteile kommen Zeitplaner aus Papier aus, die von unterschiedlichsten Herstellern angeboten werden. Zu den bekanntesten und beliebtesten in Deutschland zählen die Systeme von Chronoplan, Filofax, Time System und Tempus.

Tip: Achten Sie bei der Auswahl des Systems auf Kompatibilität. So können Sie bei Bedarf leichter wechseln. Das System von Chronoplan ist extra so angelegt, dass es mit den meisten Zeitplanherstellern kompatibel ist. Tempus wiederum ist im Format A5 kompatibel mit TimeSystem, im kleinen Format mit dem Filofax Personal.

Gegenüber den elektronischen Kollegen bietet Papiersysteme einigen Mehrwert. Sie können darin auf natürliche Weise schreiben, skizzieren und kritzeln. Das geht schnell und Sie brauchen keine Angst davor zu haben, mit leerem Akku dazustehen. Alle Hersteller bieten einen wahren Kosmos an Einlagen und Formularen an, mit denen Sie Ihren Begleiter ganz auf Ihre Bedürfnisse anpassen. So wird der Zeitplaner zum Fahrtenbuch, Aufgabenliste, Nachschlagewerk oder auch Tagebuch.
Ist Ihre Entscheidung auf einen Planer aus Papier gefallen, dürfen Sie sich hier zwischen verschiedenen Größen entscheiden. Die meisten Hersteller bieten zumindest eine Variante im Format A5 und einem deutlichen kleineren Format an, das dann auch in der Tasche des Sakkos mitgenommen werden kann.
Das große Format eignet sich dann für Sie, wenn Sie zwar mobil bleiben möchten, aber genügend Platz für detaillierte Tagespläne und Notizen benötigen. Außerdem lassen sich Unterlagen in Standardformaten leichter einheften. Die Größe und Dicke der Planer bieten zwar mehr Raum, gehen aber zu Lasten des Gewichts. Dafür erlaubt das A5-Format das bequeme Mitschreiben in Sitzungen.
Das kleinere Format (auch als Westentaschenformat bezeichnet) vereint größtmögliche Mobilität und kompakte Größe miteinander. Allerdings können Sie bereits vorhandene Unterlagen nicht einheften. Dazu sind die Ringbücher einfach zu klein. Wenn Sie lediglich Aufgabenliste, einige Notizen und Ihre Termine mit sich führen wollen, eignen sich die kleinen System sehr gut.

Tip: Unterschätzen Sie nicht die tägliche Motivation, die sich aus dem Umgang mit einem hochwertigen, in edlem Leder gebundenen Zeitplaner ergibt. Hier lohnt es sich durchaus, lieber einen Euro mehr zu investieren, um ein zeitloses Arbeitsmittel zu erhalten.

Ein Kompromiss können Zeitplaner darstellen, die mit einem Fach für die Aufnahme eines elektronischen Begleiters ausgestattet sind. Diese Kombinationsprodukte eignen sich besonders für alle, die deutlich mehr als 100 Kontakte mit sich führen wollen.

Als versierter Anwender von MS Office kennen Sie sicherlich auch das Programm Visio, mit dem Sie Fluss- oder Organigramme sehr schnell zu Papier bringen können. Die Software ist praktisch, aber auch nicht besonders preiswert oder in der von Ihnen gekauften Office-Version nicht enthalten. Ein Vorteil von Visio sind die zahlreichen integrierten Cliparts. Wenn Sie Schaubilder zu Arbeitsabläufen aus der IT erstellen wollen, finden Sie hier genauso Zeichenmaterial vor wie Bilder für die Zeichnung von Architekturplänen. Eine preiswerte Alternative ist das kostenlose Programm yED. Es ist in Java geschrieben und läuft damit auf verschiedenen Betriebssystemen. Das Funktionsprinzip ist Visio ähnlich. Sie platzieren die Figuren auf der Zeichenfläche und verbinden die Elemente mittels spezieller Linienwerkzeuge. Über die übersichtlichen Eigenschaften verändern Sie Form und Farben der gezeichneten Elemente. Ihre Zeichnungen exportieren Sie in eines der zahlreichen Grafikformate, die von Office ohne Probleme gelesen werden können. Sie erhalten das Programm kostenlos unter der Adresse http://www.yworks.com/en/downloads.html#yEd.

Um ein System wirklich gut sichern zu können, um im Falle eines Falles ein aktuelles Backup bei der Hand zu haben, ist es wichtig, Programme und Benutzerdaten voneinander getrennt zu speichern. Deswegen ist es gut, wenn alle Anwendungsprogramme auf einer eigenen Partition gespeichert sind. Falls das nicht möglich ist, sollten Sie alle Benutzerdaten wie Dokumente und Fotos in einem eigenen Bereich auf der Festplatte sichern, der dann regelmäßig in ein Backup einbezogen wird. Windows bietet mit dem Ordner „Eigene Dateien“ einen solchen Bereich ein, der aber üblicherweise auf der ersten Festplatte bzw. Partition angelegt wird. Dies muss aber nicht dauerhaft so sein. Sie können den Ort auf Ihrem System, wo die eigenen Dateien abgelegt, verändern. Unter Vista gehen Sie so vor (unter Windows XP funktioniert dies analog):
1. Klicken Sie in der Startleiste mit der rechten Maustaste auf den Eintrag „Dokumente“.
2. Wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag „Eigenschaften“.
3. Wechseln Sie in das Register „Pfad“. Hier finden Sie den Schalter „Verschieben“.
4. Markieren Sie im nachfolgenden Dialog den Ordner, der zukünftig genutzt werden soll.
5. Klicken Sie auf Übernehmen.
Ihre Daten werden übernommen. Auf die gleiche Weise können Sie den anderen Systemordner, wie etwa Bilder oder auch Musik andere Speicherorte zuweisen.

Wussten Sie eigentlich, dass sich die Bahncard nicht immer rechnet? Erst ab einem bestimmen Volumen an Reisen im Jahr beginnt sich die Karte zu lohnen. Angenommen Sie tragen sich mit dem Gedanken eine Bahncard 50 anzuschaffen, die derzeit mit 225 Euro für die 2. Klasse zu Buche schlägt. Dann müssten Sie Strecken zurücklegen, die 452 Euro zum Normalpreis betragen. In diesem Fall hat sich die Bahncard zwar amortisiert, aber das verblüffende ist, dass Sie in diesem Fall mit einer Bahncard 25 immer noch 50 Euro gespart hätten. Es gilt also abzuwägen, wie groß das Fahrvolumen innerhalb von 12 Monaten ist!