Sekretärinnen Tipps

Sicher kennen Sie den Weg, Grafiken in Word mit der Funktion des Einfügens zu übernehmen. Es geht aber noch einfacher!

Sie möchten eine Grafik in ein Dokument einfügen, sind aber nicht auf eine Verknüpfung angewiesen, weil es an der Abbildung keine Änderung mehr geben wird? Dann können Sie auch so arbeiten:

1. Verkleinern und verschieben Sie das Programmfenster von Word so, dass Sie die Abbildung auf dem Desktop sehen können oder ein geöffnetes Explorer-Fenster, in dem sich die Grafikdatei befindet.

2. Klicken Sie auf die Datei und halten Sie die linke Maustaste gedrückt.

3. Ziehen Sie nun die Datei in Ihr Word-Dokument hinein.

4. Halten Sie die Maustaste weiterhin gedrückt, bis Sie die Grafik an den vorgesehenen Platz verschoben haben.

5. Die Grafik kann anschließend mit den in Word vorhandenen Funktionen wie gewohnt bearbeitet werden.

Manchmal wünscht man sich, dass Excel die Ergebnisse von Datumsberechnungen automatisch als Wochentag anzeigt.

Excel bietet zahlreiche Datumsformate an, die auch den Wochentag enthalten, aber ein Format, das nur den Wochentag zeigt, fehlt. So schaffen Sie Abhilfe.

1. Markieren Sie die Zelle, die das Datum enthält.

2. Wählen Sie aus dem Menü „Format“ den Eintrag „Zellen“.

3. Wechseln Sie in das Register „Zahlen“ .

4. Im Listenfeld „Kategorie“ markieren Sie „Benutzerdefiniert“.

5. Geben Sie in das Feld „Typ“ nun „TTTT“ ein.

6. Verlassen Sie den Dialog mit OK.

Fertig! Damit erhalten Sie ganz leicht zu jedem Datum den Wochentag.

Für Flugblätter aber auch Berichte eignen sich senkrechte Überschriften sehr gut, um die Aufmerksamkeit des Lesers stärker zu fesseln. Wir zeigen, wie es geht.

1. Führen Sie aus dem Menü „Einfügen“ den Befehl „Textfeld“ aus.

2. Klicken und ziehen Sie jetzt mit gedrückter Maustaste das Feld in der benötigten Länge auf.

3. Tragen Sie den Text für die Überschrift oder die Beschriftung in das Feld ein.

4. Über „Ansicht / Symbolleisten“ zeigen Sie sich mit „Textfeld“ die entsprechende Symbolleiste an.

5. Dort finden Sie am rechten Rand den Schalter für die Funktion „Textrichtung ändern“.

6. Mit jedem Klick darauf, verändert sich die Richtung des Textes.

7. Hat der Text die gewünschte Richtung, klicken Sie mit der rechten Maustaste an den Rand des Feldes. Wählen Sie aus dem Kontextmenü den Eintrag „Textfeld formatieren“ .

8. Damit gelangen Sie zu einem umfangreichen Dialog, über den Sie das Feld noch weiter an Ihre Wünsche anpassen können.

Wenn Sie in Word einen AutoText eingeben, wird dieser standardmäßig in der Rechtschreibprüfung berücksichtigt. Das ist unnötig, wenn Sie Überprüfung bereits vorgenommen haben. Zudem kostet die Überprüfung unnötig Zeit. So geht es besser:

1. Schreiben Sie den Text, den Sie als AutoText verwenden wollen, in ein leeres Word-Dokument.

2. Markieren Sie diesen Text exakt, achten Sie also darauf, dass Sie kein Leerzeichen vor oder nach dem Text markieren. Die Markierung reicht also vom ersten Zeichen des Textes exakt bis zum letzten Zeichen.

3. Führen Sie nun Extras/Sprache und dann Sprache festlegen aus.

4. Es öffnet sich das Dialogfenster für Sprachen.

5. Schalten Sie nun das Kontrollkästchen Rechtschreibung und Grammatik nicht prüfen ein.

6. Bestätigen Sie den Dialog mit einem Klick auf OK.

7. Führen Sie nun das Kommando Einfügen/AutoText und dann Neu aus.

8. In dem neuen Fenster vergeben Sie einen Namen für den Textbaustein und verlassen den Dialog mit OK.

Ab sofort können Sie durch Angabe des Namens des Textbausteins und Druck der Taste F3 den AutoText nutzen, der dann nicht geprüft werden wird.

Sie sparen sich beim Formatieren Ihres Dokuments Zeit, wenn Sie bereits beim Setzen einer Kapitelüberschrift dafür sorgen, dass diese auf einer eigenen Seite steht.

Wichtig ist dabei, dass Sie für die Formatierung einer Überschrift auch tatsächlich nur die Formatvorlagen verwenden.

1. Rufen Sie aus dem Menü „Format“ den Befehl „Formatvorlagen und Formatierung“ auf.

2. Es öffnet sich der Aufgabenbereich in Word.

3. Klicken Sie dort mit der rechten Maustaste auf den Eintrag „Überschrift 1“.

4. Aus dem Kontextmenü entscheiden Sie sich für „Ändern“.

5. Klicken Sie im nachfolgenden Dialog auf den Schalter „Format“.

6. Aus dem Untermenü markieren Sie den Eintrag „Absatz“.

7. Wechseln Sie in das Register „Zeilen- und Seitenumbruch“.

8. Markieren Sie das Optionsfeld vor dem Eintrag „Seitenumbruch oberhalb“.

9. Verlassen Sie den Dialog mit OK.

Sobald Sie nun einen Absatz in dem Überschriftenformat erfassen, wird automatisch davor ein Umbruch eingefügt. Damit haben Sie einen immer perfekten Kapitelbeginn.

In vielen modernen Sekretariaten gehört das Notebook inzwischen zum Alltag. So nützlich die mobilen Begleiter auch sind, im Zweifel scheint der Akku immer gerade dann leer zu sein, wenn man den Computer am dringendsten benötigt. Wir zeigen Ihnen, wie Ihr Akku länger durchhält:

• Lagern Sie den Akku richtig: Wenn Sie längere Zeit stationär arbeiten, nehmen Sie den Akku aus dem Gerät heraus. Am besten, wenn dieser zu etwa 40% geladen ist. Lagern Sie die Batterie kühl.

• Halten Sie das Gerät kühl und sauber: Die Lüftungsschlitze eines Notebooks sollten möglichst staubfrei sein. Sind sie verstopft, ist der Luftstrom behinder mit der Folge, dass der Lüfter mehr Arbeit leisten muss, was gleichzeitig mehr Stromverbrauch bedeutet. Deshalb sollten Sie auch an möglichst kühlen Räumen arbeiten. Einen Bericht im Hochsommer in einem Straßencafé zu schreiben, ist verführerisch, benötigt aber viel Batteriestrom.

• Starten Sie nur die notwendigsten Anwendungen: Starten Sie nur die Programme, die Sie wirklich in dem Moment brauchen. Das entlastet das Betriebssystem bei der Verwaltung und führt auch zu weniger Auslagerungsvorgängen auf der Festplatte.

• Nutzen Sie den Ruhezustand! Die gängigen Betriebssysteme unterscheiden gern den Ruhezustand vom Standby. Beim Standby werden die Komponenten zwar heruntergefahren, dennoch wird der Arbeitsspeicher angesprochen, was Strom kostet. Der Ruhezustand, aus dem der Rechner nun unwesentlich langsamer aufwacht, schreibt die Inhalte auf die Festplatte und verbraucht deutlich weniger Energie.

• Bildschirmschoner aus! Es gibt toll aussehende Screensaver, aber um das Maximale aus Ihrem Akku herauszuholen, gilt die Devise: Bildschirmschoner ausschalten.

• Helligkeit reduzieren: Benötigen Sie tatsächlich die aktuelle Bildschirmausleuchtung. Die Hintergrundbeleuchtung der modernen Displays trägt am meisten zum Stromverbrauch bei. Regeln Sie die Helligkeit also soweit herunter, wie Sie dies noch akzeptabel finden.

• Nehmen Sie Datenträger heraus: Überprüfen Sie, ob noch eine CD-ROM oder DVD im Laufwerk Ihres Notebooks sitzt. Entnehmen Sie diese so schnell als möglich, damit hier keine weitere Energie verloren geht.

• Überprüfen Sie Hintergrundprozesse: Nutzen Sie den Taskmanager von Windows, um sich über alle laufenden Programme und Prozesse zu informieren. Schalten Sie alles ab, was Sie aktuell nicht benötigen. Dies kann auch der Virenscanner oder die Firewall sein, die Sie beide nicht benötigen, wenn Sie nicht mit dem Internet verbunden sind und lediglich lokal arbeiten.

Der Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. hat seine Merksätze zur revisionssicheren Archivierung überarbeitet. Sie definieren die Anforderungen an eine Archivierungslösung, die Sie beachten sollten, wenn in Ihrem Unternehmen das papierarme Büro umgesetzt werden soll.

Die Merksätze des VOI zur revisionssicheren elektronischen Archivierung existieren bereits seit den 90er Jahren. Sie definieren die Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit beim Betrieb einer elektro-nischen Archivlösung und stehen in engem Zusammenhang mit anderen Grundsätzen – wie den „ Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung“ (GoB), den „Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS) oder den „ Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbar-keit digitaler Unterlagen“ (GDPdU).

• Jedes Dokument muss nach Maßgabe der rechtlichen und organisationsin-ternen Anforderungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden.

• Die Archivierung hat vollständig zu erfolgen – kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.

• Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren.

• Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden.

• Jedes Dokument darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden.

• Jedes Dokument muss in angemessener Zeit wiedergefunden und reproduziert werden können.

• Jedes Dokument darf frühestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet, d.h. aus dem Archiv gelöscht werden.

• Jede ändernde Aktion im elektronischen Archivsystem muss für Berechtigte nachvollziehbar protokolliert werden.

• Das gesamte organisatorische und technische Verfahren der Archivierung kann von einem sachverständigen Dritten jederzeit geprüft werden.

• Bei allen Migrationen und Änderungen am Archivsystem muss die Einhaltung aller zuvor aufgeführten Grundsätze sichergestellt sein.

Diese Grundsätze sollten Sie bei der Anschaffung einer Archivierungslösung und deren Prüfung beachten. Erläuterungen zu den einzelnen Punkten erhalten Sie in einem Dokument, dass die VOI hier bereitstellt.