Sekretärinnen Tipps

Sie befinden sich mitten in einem Motivationsloch? Meist ist es ein „Zuviel“ an Aufgaben oder das Gefühl, die großen Ziele nicht zu erreichen, die unsere Motivation rauben. Tun Sie etwas dagegen!

• Stecken Sie sich ein kurzfristiges und erreichbares Ziel. Nehmen Sie sich eine Aufgabe vor, die Sie schnell und verhältnismäßig einfach erreichen können. Der kurzfristige Erfolg setzt neue Energie frei!
• Sprechen Sie mit anderen über Ihre Ziele. Das hat gleich zwei Auswirkungen. Zum einen werden Sie sich stärker damit identifizieren, wenn Sie sich bei der Schilderung der Zielvision selbst begeistern. Zum anderen werden Sie die Menschen, denen Sie von Ihren Zielen berichtet haben, an Ihren Zielen messen.
• Notieren Sie sich Ihre Ziele. Schreiben Sie sich exakt auf, was Sie bis wann erreichen wollen. Kopieren Sie die Notiz oder drucken Sie diese mehrfach aus. Bringen Sie die Ausdrucke dort an, wo Sie mehrmals am Tag darauf sehen. Damit haben Sie Ihre Ziele immer vor Augen und werden daran erinnert.

Was unterscheidet besonders produktive Menschen von anderen? Häufig sind es die kleinen Tricks und Kniffe im Alltag, die dabei helfen, sich zu fokussieren und Zeit zu sparen. Zeit, die dann für wichtige Aufgaben zur Verfügung steht. Zu diesen Tricks gehören aus meiner Sicht:

• Arbeiten Sie mit einer Wiedervorlage: Dank des modernen Ansatzes für das Zeitmanagement, dem Gettings Things Done (GTD) hat die verstaubte Wiedervorlage eine wahre Renaissance erlebt. Ob Sie mit Dünndruckmappen wie etwa aus dem Hause Classei arbeiten oder aber die klassischen Pultordner verwenden, spielt keine Rolle. Mit einer Wiedervorlage besitzen Sie ein verlässliches System, das Ihnen den Kopf frei hält. Erst wenn der Termin da ist, müssen Sie sich mit dem Vorgang erneut beschäftigen.
• Ein zentraler Sammelpunkt: Ebenfalls wichtig ist ein zentrales System oder ein Ort, an dem Sie alle Informationen und Aufgaben sammeln, um sich später damit zu beschäftigen. Nutzen Sie ein Notizbuch, in das Sie Telefonnotizen, Ideen und Aufgaben notieren. Ideal, wenn das Notizbuch auch groß genug ist, damit Sie die im Laufe eines Tages bei Ihnen eintreffenden Dokumente einzulegen. Damit übernimmt es zugleich die Funktion eines Eingangskörbchen.
• Lernen Sie Shortcuts! Es kann nicht oft genug betont werden. Besonders produktive Menschen haben gelernt, ihre Programme so zu bedienen, dass sie nicht ständig zur Maus greifen müssen, sondern danke Tastenkürzel schnell alle relevanten Funktionen aufrufen können.
• Beherrschen Sie Suchmaschinen! Es lohnt sich, die Optionen der Suchmaschinen einmal genauer anzusehen. Wenn Sie wissen, wie Sie die verschiedenen Suchparameter kombinieren müssen und diese Syntax auch auswendig beherrschen, sparen Sie bei der Internetrecherche gleich doppelt Zeit. Sie können Ihre Abfrage schneller formulieren und erhalten relevantere Treffer.

Ihr Chef hat Ihnen gestattet, auch zu Hause an Dokumenten zu arbeiten? Dann kennen Sie sicherlich das Problem. Auf dem USB-Stick befindet eine Version eines Dokuments, das Sie bearbeitet haben und auf dem Rechner im Büro leider eine andere Fassung. Nun müssen beide Varianten mühsam wieder zusammengefügt werden. Damit Sie stets mit der aktuellen Fassung Ihrer Dateien auch zu Hause arbeiten, gibt es ein einfaches Tool. DirSyncPro ist kostenlos zu erhalten und wird in Form eines einfachen ZIP-Archivs verteilt. Laden Sie sich die aktuelle Version auf Ihren Rechner und entpacken Sie den Inhalt des gepackten Ordners auf Ihren USB-Stick. Starten Sie danach die Anwendung durch Doppelklick auf die ausführbare Datei. Der Bildschirmaufbau der ersten Seite ist recht einfach. Sie legen das erste Verzeichnis fest, das Sie synchronisieren wollen und innerhalb der zweiten Eingabezeile das zweite Verzeichnis. Mittels des Schalters zwischen den beiden Feldern definieren Sie, ob Sie eine Synchronisation durchführen oder aber lediglich den Inhalt des einen Ordners in den zweiten kopieren wollen. Wenn Sie sich etwas mehr mit den Optionen des Programms beschäftigen, werden Sie feststellen, dass das Programm ein sehr mächtiges Werkzeug für den Abgleich von Dokumenten ist. So können Sie, kurz bevor Sie das Sekretariat verlassen, schnell alle aktuellen Versionen Ihrer Dateien auf den USB-Stick übertragen und am nächsten Morgen nur die Versionen auf den PC übertragen, die geändert wurden. So haben Sie stets einen konsistenten Datenbestand.

Das Internet steckt voller überraschender und kostenloser Angebote, die interessante Dienste anbieten, die sich gut in den Büroalltag integrieren lassen. Ein solches Angebot ist Free OCR. Dahinter verbirgt sich ein Service, der Ihnen eine kostenfreie optische Zeichenerkennung (Optical Characters Recognition) bietet. Wenn Sie aus einer gescannten Vorlage den Text auslesen wollen, um ihn etwa in Word nutzen zu können, laden Sie die Datei beim Anbieter hoch, wählen die Sprache, in der das Dokument verfasst wurde. Anschließend kümmert sich der Dienst um die Bearbeitung. Faszinierend und wirklich einfach.

Die täglichen Anforderungen an die Chefassistenz werden immer höher, umso wichtiger, sich gut auf die eigene Arbeit zu fokussieren und auch im Umgang mit dem PC keinen Stress aufkommen zu lassen. Nutzen Sie diese Tipps, um produktiver mit Ihrem Computer zu arbeiten.

• Benutzen Sie, falls möglich, sogenannte Docks. Bei den Docks handelt es sich um kleine Programmleisten, die zusätzlich zur Windows eigenen Startleiste genutzt werden. Statt viele Verknüpfungen auf den Desktop zu legen, stellen Docks eine intelligente Alternative dar, die Ihren Rechner gleich viel aufgeräumter erscheinen lassen. Ein gutes Programm dieser Art ist Rocketdock, das kostenlos genutzt werden kann.
• Automatisieren Sie die Wartungsarbeiten! Auch ein PC braucht Pflege und Wartung, dazu zählen etwa das regelmäßige Backup oder die Defragmentierung des Datenträgers. Lassen Sie solche Tätigkeiten von Ihrem Rechner automatisiert durchführen, dann können Sie sich noch besser fokussieren. Nutzen Sie dazu die Aufgabenplanung unter Windows Vista, die Sie über die „Systemsteuerung, Verwaltung“ erreichen. Hier sind bereits einige Aufgaben als Schablone angelegt. Mit dem Tool lassen sich aber auch Programme starten und Aktionen durchführen. Dazu müssen Sie lediglich die Aufrufparameter des gewünschten Programms kennen. Meist finden Sie diese Befehlszeilenargumente etwas versteckt in der Online-Hilfe der Programme.
• De-Installieren Sie nicht benötigte Anwendungen: Sehen Sie in regelmäßigen Abständen die Liste der installierten Programme durch und löschen Sie solche, die Sie nicht mehr einsetzen. Das spart Festplattenplatz, macht das Startmenü übersichtlicher und schließt technische Kollisionen mit bereits installierten Programmen aus.
• Weniger Autostart-Programme: Eine regelrechte Unsitte sind die vielen Programme, die sich in bester Absicht in die Autostart-Gruppe von Windows eintragen und nach dem Hochfahren erst einmal dafür sorgen, dass Sie warten müssen. Überprüfen Sie nach einem Start, welche Anwendungen laufen, und überlegen Sie sich, ob Sie wirklich alle diese Programme brauchen. Hier gilt auf jeden Fall, dass weniger eindeutig mehr ist!
• Den Desktop aufräumen! Ein unaufgeräumter Schreibtisch lenkt an und belastet. Das gilt auch für den Desktop im PC. Nutzen Sie Dock für die Anlage von Shortcuts zu Programmen oder Dokumenten. Legen Sie Dateien, die Sie nur einmal schnell durchsehen wollen, lieber in einem Ordner im Dateisystem ab und nicht auf den Schreibtisch. Und sehen Sie sich die dort gespeicherten Symbole und Verweise kritisch durch, ob Sie diese wirklich noch benötigen!