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• Gönnen Sie dem Notebook-Akku eine vollständige Ladung!

• Wie fanden Sie den Vortag, die Präsentation? Dieser Einstieg liegt nahe, wenn es einen solchen Vortrag gegeben hat. Vermeiden sollten Sie allerdings, unmittelbar nach dieser Frage gleich Ihre eigene Meinung deutlich zu machen. Im unglücklichsten Fall nimmt Ihr Gesprächspartner sofort die Gegenposition ein und Sie schaffen damit nichts, was Sie verbinden könnte. Eine neutrale Diskussion über die Inhalte ist also zunächst angesagt.
• Was machen Sie beruflich? Die Frage ist natürlich nur erlaubt, wenn Sie den Gesprächspartner wirklich nicht kennen oder dieser nicht gerade seine Berufsbezeichnung auf einem Schild am Revers mit sich herumträgt. Danach gibt es zahlreiche Anknüpfungspunkte, um das Gespräch zu vertiefen. Fragen nach dem Unternehmen, der Branche, dem Geschäftsgang usw. Die Frage sticht sicherlich nicht durch besondere Originalität hervor, ist aber bewährt.
• Was haben Sie davor gemacht? Ist das Eis gebrochen, können Sie mit Ihrem Gesprächspartner durchaus auch eine kleine Reise in seine Vergangenheit antreten. Auch hier gibt es zahllose Möglichkeiten, Verbindendes zu finden, über das Sie sprechen können.
• Haben Sie studiert? Hier lassen sich viele weitere Fragen anknüpfen: Wo? Was? Welche Schwerpunkte? Ideal um sich an die eigene Studienzeit zu erinnern oder über die Vorzüge des Studentenlebens zu plaudern.

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1. Laden Sie den Akkus zu 100% auf.
2. Arbeiten Sie per Netzteil, sodass der Akku zwei Stunden lang bei diesen 100% Ladekapazität bleibt.
3. Trennen Sie das Notebook vom Netz und legen Sie in den Energieeinstellungen fest, dass der Rechner eine Kapazität von 3% als kritisch ansehen wird. Er wird dann automatisch in den Ruhezustand fahren. Sie können mit dem Notebook ganz normal weiter arbeiten, bis es so weit ist.
4. Ist der Rechner im Ruhezustand, lassen Sie ihn dort für 4-5 Stunden.
5. Erst dann verbinden Sie den Computer wieder mit dem Netzteil und laden Sie die Batterie, ohne Unterbrechung bis auf 100% auf.

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Kennen Sie solche Fragen auch aus Ihrem Unternehmen? Dann sollten Sie handeln! Nicht ist heute unprofessioneller, als wenn Kunden oder Interessenten unterschiedliche Versionsstände von Präsentation ausgehändigt bekommen oder schlimmstenfalls die Fassung, die Sie Ihnen im Nachgang eines Termins senden, nichts mit dem Vortrag zu tun haben sollte. Von wichtigen Präsentationen sollte es immer nur eine einheitliche Fassung geben. Fassen Sie alle aktuellen Präsentation in einer einzigen Datei zusammen, aus der Sie dann, je nach Anlass eines Vortrags die Folien selektieren, die benötigt werden. Sie werden sehen, dass Sie sich mit diesem einfachen Kunstgriff die Arbeit erleichtern, wenn Sie diese Musterpräsentation den Kollegen zentral im Netzwerk zur Verfügung stellen.

1. Erstellen Sie Ihre Musterpräsentation mit allen Inhalten. Betrachten Sie die Datei aber nicht lediglich als Sammelstelle für Folien. Die Präsentation sollte auch in dieser Form noch einen Spannungsbogen enthalten.
2. Wechseln Sie in Powerpoint 2007 in den Bereich Bildschirmpräsentation.
3. Klicken Sie auf „Benutzerdefinierte Bildschirmpräsentation“ und wählen Sie „Zielgruppenorientierte Bildschirmpräsentation“ aus.
4. Klicken Sie im nachfolgenden Dialog auf „Neu“ .
5. Vergeben Sie einen Namen für den Anlass und wählen Sie dann die Folien aus, die Sie nutzen wollen. Mit einem Klick auf „Hinzufügen“ übernehmen Sie die markierte Folie.
6. Sind Sie fertig, wird die Sammlung in die Übersicht übernommen. Dort können Sie dann den Foliensatz markieren und mit einem Klick auf „Vorführen“ den Vortrag beginnen.

Der Vorteil liegt auf der Hand: Sie können Folien aktualisieren und überarbeiten, der Inhalt für die Zielgruppen wird damit automatisch auf dem neuesten Stand gehalten.

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• Sich undankbar zeigen: Gute Beziehungen im Unternehmen können sich wie ein Turbo für die eigene Karriere auswirken, denn Hilfe benötigt jeder einmal. Je größer Ihr Beziehungsnetz im Unternehmen, desto besser also für Sie. Eine Kardinalssünde, die Sie begehen können, ist, es sich mit diesen Kontakten zu verscherzen und sich undankbar zu zeigen. Sie tun also gut daran, diejenigen nicht zu vergessen oder von oben herab zu behandeln, die Ihnen geholfen haben. Wenn Sie es sich mit ihnen verderben, könnten all jene nur darauf warten, dass Sie stolpern und Sie zu Fall bringen.
• Zu große Offenheit: Wer völlig offen ist, ist nicht ganz dicht. Kennen Sie diese Formulierung? Es ist schwer, hier die richtige Balance zu finden, denn wenn die Kultur in einem Unternehmen in Ordnung ist, werden Sie mit Sicherheit viel Zeit mit den Kollegen verbringen. Denken Sie nur an Betriebsfeste oder auch den einen oder anderen Umtrunk. Fakt ist allerdings, dass Menschen, stärker respektiert werden, wenn sich diese in der Öffentlichkeit nicht alle Details aus dem Privatleben preisgeben. Gerade in der Chefassistenz sollten Sie hier auf der Hut sein und im Zweifel lieber schweigen.
• Zuviel versprechen: Sie haben sich ein Produkt gekauft, das stark angepriesen wurde, aber leider nicht das gehalten hat, was Sie sich davon versprochen haben? Werden Sie ein weiteres Produkt des gleichen Herstellers kaufen? Sehen Sie! Etwas zu versprechen, das nicht gehalten wird, ist die größte Enttäuschung, die Sie anderen antun können. Das gilt gerade auch in einem kleineren Umfeld wie dem Büro. Versprechen Sie also nie zuviel. Egal ob Sie ein Projekt im Sekretariat übernehmen oder jemanden bei der Erledigung einer Aufgabe helfen wollen. Wenn Sie sich das erste Mal nicht an eine Zusage gehalten haben, mag das noch durchgehen, kommt dies aber öfter vor, manövrieren Sie sich in die Ecke eines unzuverlässigen Blenders hinein. Und aus der kommen Sie nur schwer heraus.
• Falsche Bescheidenheit: Vielen Menschen liegt es nicht besonders, über eigene Erfolge zu berichten. Das ist aber für das eigene Fortkommen essentiell. Es geht dabei nicht um das Prahlen, sondern darüber, dass Sie anderen signalisieren, Erfolg zu haben. Dies kann bereits durch Kleinigkeiten bewirkt werden. Melden Sie sich in Sitzungen zu Wort. Diskutieren Sie mit. Berichten Sie bei größeren Projekten von Fortschritten und positiven Entwicklungen. Das hilft Ihnen dabei, sich zu positionieren und anerkannt zu werden.
• Zu schwatzhaft sein: Schwatzhaftigkeit spielt in der gleichen Liga wie zu große Offenheit. Dinge, die Ihnen anvertraut sind, sollten Sie unbedingt für sich behalten. Wenn Sie als Sekretärin eine Information vor anderen Mitarbeitern besitzen, behalten Sie diese für sich. Die Weitergabe im Vertrauen mag zwar kurz für das eigene Ego gut sein, kann Sie aber schnell einholen. Wer wird Ihnen anschließend noch vertrauen oder schlimmer, Ihr Chef überlegt es sich anders und das, was Sie gerade erzählt haben, tritt nicht ein? Dann stehen Sie als Lügner da!

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Extrem vielbeschäftigte Menschen gehören nicht selten zur Gattung der notorischen Frühaufsteher. Von der ehemaligen US-Außenministerin Condoleezza Rice wird überliefert, dass sie ihren Tag bereits um 4:30 Uhr beginnt. Früher aufzustehen bringt einige ganz praktische Vorteile: Wenn Sie mit dem Auto zur Arbeit fahren, werden Sie auch deutlich früher im Büro ankommen, denn ganz früh sind die Straßen noch frei. Oder Sie genießen die gewonnene Zeit für ein ausgedehntes Frühstück oder einfach die Ruhe im Haus oder der Wohnung, wenn die Kinder noch schlafen. Wie fast alles im Leben, so ist auch das frühe Aufstehen eine Gewohnheit. Und Gewohnheiten, das wissen Sie sicherlich, lassen sich üben und ändern. Damit auch Sie es schaffen, früher den Tag beginnen zu lassen, einige Tipps:

• Langsam umstellen: Stellen Sie sich den Wecker nicht gleich eine oder zwei Stunden früher, sondern beginnen Sie in kleinen Schritten. Lassen Sie sich einige Tage 15 oder 30 Minuten früher wecken. Steigern Sie sich so langsam auf die Uhrzeit, zu der Sie gern aufstehen wollen.

• Gehen Sie früher schlafen: Erlauben Sie sich umgekehrt, früher schlafen zu gehen. Das Ziel ist es ja nicht, Ihnen Schlaf zu entziehen, sondern lediglich die Gunst des frühen Morgens zu nutzen.

• Bleiben Sie Ihren Versuchen treu: Erlauben Sie nicht, der Verlockung nachzugeben, nur eben kurz noch mal ins Bett zu gehen, wenn Sie das Aufstehen geschafft haben. Dann werden Sie die neue Gewohnheit nie einüben!

• Sie brauchen einen guten Grund: Gehen Sie schlafen mit dem Gedanken daran, was Sie am nächsten Morgen tun werden. Nehmen Sie sich, zumindest in der Umgewöhnungsphase, etwas fest vor, das Sie am nächsten Morgen tun werden. Denken Sie vor dem Einschlafen daran. Sie werden sehen, dass Sie mit diesem Gedanken auch wieder aufwachen werden, was Sie motivieren wird.

• Stellen Sie den Wecker weiter weg: Klingt vielleicht zunächst etwas sehr einfach, aber probieren Sie es aus. Wenn Sie den Wecker außer Reichweite des Bettes aufstellen, werden Sie wohl oder übel aufstehen müssen, um den Störenfried auch auszustellen. Und wenn Sie dann einmal aus dem Bett heraus sind, bleiben Sie auch gleich auf!

Sie werden sehen. Wenn Sie sich an diese Tipps halten, werden Sie nach ein oder zwei Wochen bereits deutlich früher aufstehen und einfach die Ruhe des frühen Morgens genießen können.

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In der Zusammenarbeit zwischen Chefassistenz und Führungskraft ist gegenseitiges Vertrauen von enormer Bedeutung. Gerade wenn beide noch nicht lange miteinander arbeiten, ist es wichtig, dass Sie Ihrer Führungskraft das Gefühl vermitteln, dass sein Sekretariat alle Dinge im Griff hat. Neben einer überzeugenden Arbeitsleistung können Sie diesen Eindruck durch einige Gesten unterstreichen.

• Schreiben Sie alles auf! Führen Sie bei Gesprächen mit Ihrem Chef immer ein Notizbuch mit sich. Schreiben Sie alle Aufträge auf und machen Sie sich während des Gesprächs Notizen. Nutzen Sie nicht irgendeine Kladde, sondern schaffen Sie sich ein schönes Notizbuch an, das auch eine gewisse Wertigkeit zeigt. Früher oder später wird Sie Ihr Chef fragen, was es mit diesem Buch auf sich hat oder wie Sie Ihre Notizen anfertigen. Sagen Sie Ihm, dass dieses Werkzeug ein zentraler Punkt in Ihrem Selbstmanagementsystem ist.

• Sagen Sie nicht einfach „Ja“: Erhalten Sie eine neue Aufgabe, sagen Sie nicht sofort „Ja“. Sondern blättern Sie in Ihrem Buch, um zu prüfen, ob noch eine Aufgabe bewältigt werden kann. Oder geben Sie die Rückmeldung, dass Sie einen realistischen Fertigstellungstermin erst nennen können, wenn Sie den Aufwand geprüft haben. Wenn Sie wirkungsvoll unterstützen und entlasten wollen, geht es ja nicht darum, einfach Aufgaben zu übernehmen, die Sie dann keinesfalls rechtzeitig erledigen können, sondern um eine planbare Entlastung für Ihre Führungskraft.

• Lesen Sie Ihre Mails zu bestimmten Zeiten: Nicht ständig jede neu eintreffende Nachricht zu überprüfen, ist eine wichtige Grundvoraussetzung für das bessere Zeitmanagement. Das wird Ihrem Chef aber erst dann auffallen, wenn er, ungeduldig wie die meisten Führungskräfte sind, Sie auf eine Nachricht anspricht, die Sie noch nicht gelesen haben. Antworten Sie ihm darauf, dass in Ihrem System Nachrichten zu bestimmten Zeiten bearbeitet und gesichtet werden. Demonstrieren Sie ihm, wie wichtig dieser Ansatz für Sie ist. Sie demonstrieren damit keine Schwäche, sondern Stärke. Er erhält die Gewissheit, dass Sie seine Aufträge berücksichtigen werden und zugleich fokussiert an Ihren Aufgaben arbeiten.

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