Archiv fü 12. Oktober 2009
Überzeugen Sie Ihren Chef davon, alle Dinge im Griff zu haben
Montag, 12. Oktober 2009
In der Zusammenarbeit zwischen Chefassistenz und Führungskraft ist gegenseitiges Vertrauen von enormer Bedeutung. Gerade wenn beide noch nicht lange miteinander arbeiten, ist es wichtig, dass Sie Ihrer Führungskraft das Gefühl vermitteln, dass sein Sekretariat alle Dinge im Griff hat. Neben einer überzeugenden Arbeitsleistung können Sie diesen Eindruck durch einige Gesten unterstreichen.
-
Schreiben Sie alles auf! Führen Sie bei Gesprächen mit Ihrem Chef immer ein Notizbuch mit sich. Schreiben Sie alle Aufträge auf und machen Sie sich während des Gesprächs Notizen. Nutzen Sie nicht irgendeine Kladde, sondern schaffen Sie sich ein schönes Notizbuch an, das auch eine gewisse Wertigkeit zeigt. Früher oder später wird Sie Ihr Chef fragen, was es mit diesem Buch auf sich hat oder wie Sie Ihre Notizen anfertigen. Sagen Sie Ihm, dass dieses Werkzeug ein zentraler Punkt in Ihrem Selbstmanagementsystem ist.
-
Sagen Sie nicht einfach „Ja“: Erhalten Sie eine neue Aufgabe, sagen Sie nicht sofort „Ja“. Sondern blättern Sie in Ihrem Buch, um zu prüfen, ob noch eine Aufgabe bewältigt werden kann. Oder geben Sie die Rückmeldung, dass Sie einen realistischen Fertigstellungstermin erst nennen können, wenn Sie den Aufwand geprüft haben. Wenn Sie wirkungsvoll unterstützen und entlasten wollen, geht es ja nicht darum, einfach Aufgaben zu übernehmen, die Sie dann keinesfalls rechtzeitig erledigen können, sondern um eine planbare Entlastung für Ihre Führungskraft.
-
Lesen Sie Ihre Mails zu bestimmten Zeiten: Nicht ständig jede neu eintreffende Nachricht zu überprüfen, ist eine wichtige Grundvoraussetzung für das bessere Zeitmanagement. Das wird Ihrem Chef aber erst dann auffallen, wenn er, ungeduldig wie die meisten Führungskräfte sind, Sie auf eine Nachricht anspricht, die Sie noch nicht gelesen haben. Antworten Sie ihm darauf, dass in Ihrem System Nachrichten zu bestimmten Zeiten bearbeitet und gesichtet werden. Demonstrieren Sie ihm, wie wichtig dieser Ansatz für Sie ist. Sie demonstrieren damit keine Schwäche, sondern Stärke. Er erhält die Gewissheit, dass Sie seine Aufträge berücksichtigen werden und zugleich fokussiert an Ihren Aufgaben arbeiten.