Sekretärinnen Tipps

Was unterscheidet besonders produktive Menschen von anderen? Häufig sind es die kleinen Tricks und Kniffe im Alltag, die dabei helfen, sich zu fokussieren und Zeit zu sparen. Zeit, die dann für wichtige Aufgaben zur Verfügung steht. Zu diesen Tricks gehören aus meiner Sicht:

• Arbeiten Sie mit einer Wiedervorlage: Dank des modernen Ansatzes für das Zeitmanagement, dem Gettings Things Done (GTD) hat die verstaubte Wiedervorlage eine wahre Renaissance erlebt. Ob Sie mit Dünndruckmappen wie etwa aus dem Hause Classei arbeiten oder aber die klassischen Pultordner verwenden, spielt keine Rolle. Mit einer Wiedervorlage besitzen Sie ein verlässliches System, das Ihnen den Kopf frei hält. Erst wenn der Termin da ist, müssen Sie sich mit dem Vorgang erneut beschäftigen.
• Ein zentraler Sammelpunkt: Ebenfalls wichtig ist ein zentrales System oder ein Ort, an dem Sie alle Informationen und Aufgaben sammeln, um sich später damit zu beschäftigen. Nutzen Sie ein Notizbuch, in das Sie Telefonnotizen, Ideen und Aufgaben notieren. Ideal, wenn das Notizbuch auch groß genug ist, damit Sie die im Laufe eines Tages bei Ihnen eintreffenden Dokumente einzulegen. Damit übernimmt es zugleich die Funktion eines Eingangskörbchen.
• Lernen Sie Shortcuts! Es kann nicht oft genug betont werden. Besonders produktive Menschen haben gelernt, ihre Programme so zu bedienen, dass sie nicht ständig zur Maus greifen müssen, sondern danke Tastenkürzel schnell alle relevanten Funktionen aufrufen können.
• Beherrschen Sie Suchmaschinen! Es lohnt sich, die Optionen der Suchmaschinen einmal genauer anzusehen. Wenn Sie wissen, wie Sie die verschiedenen Suchparameter kombinieren müssen und diese Syntax auch auswendig beherrschen, sparen Sie bei der Internetrecherche gleich doppelt Zeit. Sie können Ihre Abfrage schneller formulieren und erhalten relevantere Treffer.