Sekretärinnen Tipps

Zu einer guten Büro- und Selbstorganisation gehören das regelmäßige Aufräumen und vor allem das Wegwerfen einfach dazu. Sie befreien sich damit sprichwörtlich von Ballast und schaffen neuen Raum, nicht nur in Ihrem Büro, sondern auch mental. Nehmen Sie sich einmal im Jahr einen ganzen Tag für das Wegwerfen Zeit und stöbern Sie in Festplatten, Schubladen und Schränken!

Schlagen Sie Ihrem Chef doch einfach einmal einen solchen „Wegwerftag“ vor. Gehen Sie gezielt Schublade um Schublade und Schrank für Schrank vor. Bei jedem Stück, das Sie in die Hand nehmen, stellen Sie sich die Frage: Wegwerfen oder Behalten?

In die Tonne gehören kaputte Bleistifte, abgebrochene Lineale, kurzum alles Defekte, das auch keine Reparatur mehr lohnt. Entsorgen Sie auch Dinge, von denen Sie wissen, dass Sie sie seit langer Zeit gar nicht mehr in die Hand genommen haben und sie auch nicht vermisst haben. Es spielt dabei keine Rolle, um es sich um Erinnerungsstücke oder nützliche Dinge handelt. Wenn Sie sie nicht mehr mögen, werfen Sie sie weg! In den Müll gehören auch längst überholte Unterlagen oder solche, von denen Sie sich auch eine digitale Kopie anfertigen könnten.

Die Dinge, die Sie behalten wollen, räumen Sie wieder geordnet an ihren Ort. Vergessen Sie bei dieser Aktion auch Ihr Archiv und Ihre Handakten nicht. Ein Projekt ist längst abgeschlossen? Dann entsorgen Sie die Unterlagen! Machen Sie auch vor der Festplatte Ihres Desktop-PC oder Notebooks nicht halt. Bevor Sie jeden Ordner durchsehen, um dem Inhalt einer Prüfung zu unterziehen, führen Sie eine kurze Suchabfrage durch. Mit der Suchfunktion Ihres Betriebssystems lassen Sie sich alle die Dateien anzeigen, die binnen eines Jahres nicht bearbeitet oder geöffnet wurden. Die Wahrscheinlichkeit dafür, dass Sie diese Daten in den kommenden Wochen benötigen, dürfte mehr als gering sein. Diese Daten können Sie also bereits in den Papierkorb schieben. Schon haben Sie bei der Durchsicht der Ordner weniger Arbeit vor sich.

Sie werden sehen, Wegwerfen macht Spaß und macht den Kopf frei! Probieren Sie es doch selbst.

Ein kleiner Helfer in der täglichen Arbeit am Windows PC ist das Programm Ten Clips. Wie der Name vermuten lässt, erweitert das Tool Ihren Rechner um bis zu 10 verschiedene Zwischenablagen. Das ist praktisch, wenn Sie mehrere Texte oder Elemente während einer Arbeitssitzung benötigen und regelmäßig wieder einfügen müssen. Einmal installiert ist die Bedienung mehr als einfach. Mit <Strg>+<1>, <Strg>+<2> usw. aktivieren Sie eine der zehn zur Verfügung stehenden Zwischenablagen, die Sie wie gewohnt mit <Strg>+<C> befüllen. Um gezielt den Inhalt einer der Ablagen wieder einzufügen, nutzen Sie die Tastenkombination <Win>+<1>, <Win>+<2> usw.

Auch die Installation ist nicht schwer. Besuchen Sie die Internetseite http://www.paludour.net/TenClips.html und klicken Sie dort auf den Schalter „Download“. Sie übertragen damit eine ausführbare Datei. Mit einem Doppelklick darauf starten Sie die Installation. Nach dem erfolgreichen Setup wird die Anwendung automatisch gestartet und residiert im System Tray in der Startleiste. Mit einem rechten Mausklick auf das Icon rufen Sie diegdesk Einstellungen der Software auf. Dort ändern Sie bei Bedarf die Tastenkombination, mit denen Sie zwischen den Ablagen wechseln.

Papier oder elektronisch? Diese Frage stellt sich wohl jedem, der in die Zeitplanung einsteigen möchte.
Tip: Für welches System Sie sich auch entscheiden, es ist wichtig, dass alle Planungsdaten vollständig darin landen. Sobald Sie damit beginnen, mehrere Planer einzusetzen, ist das ein untrügliches Zeichen dafür, dass Sie noch nicht Ihr optimales System gefunden haben!

Die Zeitplanung mit einer Software wie Outlook eignet sich am ehesten für Menschen, die ohnehin viel Zeit vor dem Computer verbringen. Seine Stärken spielt ein solches Programm etwa dann aus, wenn ein Termin verschoben werden muss. Es genügt ein Mausklick und Sie ziehen den Termin an seine neue Position. In einem Zeitplanbuch dagegen müssen Sie radieren oder durchstreichen. Beides sieht natürlich unschön aus.
Auch das Sortieren oder die Neuorganisation von Kontakten erledigen Sie mit einem elektronischen Planer einfach und elegant, während sich ein Planer aus Papier hier deutlich störrischer verhält.

Ihr Zeitplanungssystem muss Ihr ständiger Begleiter sein, damit Sie auch unterwegs den Überblick behalten und schnell neue Termin notieren können. Ein Notebook, das sich dazu im Standby-Modus befinden muss, erweist sich hier schnell als hinderlich.
Praktischer sind in diesem Fall so genannte Smartphones oder Personal Digital Assistants (PDA), die auf dem Markt angeboten werden. Diese lassen sich meist mit der mitgelieferten Software leicht mit Outlook synchronisieren. Die kleinen Taschencomputer sind leicht und praktisch, verfügen aber auch über Nachteile.

Da ist zum einen die begrenzte Laufzeit: Sie müssen sich darum kümmern, dass der Akku des Geräts ständig aufgeladen ist. Um Datenverluste zu verhindern, müssen Sie sich um regelmäßige Backups kümmern und zur Sicherheit auch immer eine Ladung Batterien mit sich führen.
Gehören Sie zu den visuellen Menschen, die viel zeichnen und notieren, eignen sich die kleinen Geräte kaum für Sie, da die Displays viel zu klein sind und richtig zügiges Schreiben mit der Hand aufgrund der technischen Restriktionen der Zeichenerkennung auch nicht möglich ist.
Ganz ohne diese Nachteile kommen Zeitplaner aus Papier aus, die von unterschiedlichsten Herstellern angeboten werden. Zu den bekanntesten und beliebtesten in Deutschland zählen die Systeme von Chronoplan, Filofax, Time System und Tempus.

Tip: Achten Sie bei der Auswahl des Systems auf Kompatibilität. So können Sie bei Bedarf leichter wechseln. Das System von Chronoplan ist extra so angelegt, dass es mit den meisten Zeitplanherstellern kompatibel ist. Tempus wiederum ist im Format A5 kompatibel mit TimeSystem, im kleinen Format mit dem Filofax Personal.

Gegenüber den elektronischen Kollegen bietet Papiersysteme einigen Mehrwert. Sie können darin auf natürliche Weise schreiben, skizzieren und kritzeln. Das geht schnell und Sie brauchen keine Angst davor zu haben, mit leerem Akku dazustehen. Alle Hersteller bieten einen wahren Kosmos an Einlagen und Formularen an, mit denen Sie Ihren Begleiter ganz auf Ihre Bedürfnisse anpassen. So wird der Zeitplaner zum Fahrtenbuch, Aufgabenliste, Nachschlagewerk oder auch Tagebuch.
Ist Ihre Entscheidung auf einen Planer aus Papier gefallen, dürfen Sie sich hier zwischen verschiedenen Größen entscheiden. Die meisten Hersteller bieten zumindest eine Variante im Format A5 und einem deutlichen kleineren Format an, das dann auch in der Tasche des Sakkos mitgenommen werden kann.
Das große Format eignet sich dann für Sie, wenn Sie zwar mobil bleiben möchten, aber genügend Platz für detaillierte Tagespläne und Notizen benötigen. Außerdem lassen sich Unterlagen in Standardformaten leichter einheften. Die Größe und Dicke der Planer bieten zwar mehr Raum, gehen aber zu Lasten des Gewichts. Dafür erlaubt das A5-Format das bequeme Mitschreiben in Sitzungen.
Das kleinere Format (auch als Westentaschenformat bezeichnet) vereint größtmögliche Mobilität und kompakte Größe miteinander. Allerdings können Sie bereits vorhandene Unterlagen nicht einheften. Dazu sind die Ringbücher einfach zu klein. Wenn Sie lediglich Aufgabenliste, einige Notizen und Ihre Termine mit sich führen wollen, eignen sich die kleinen System sehr gut.

Tip: Unterschätzen Sie nicht die tägliche Motivation, die sich aus dem Umgang mit einem hochwertigen, in edlem Leder gebundenen Zeitplaner ergibt. Hier lohnt es sich durchaus, lieber einen Euro mehr zu investieren, um ein zeitloses Arbeitsmittel zu erhalten.

Ein Kompromiss können Zeitplaner darstellen, die mit einem Fach für die Aufnahme eines elektronischen Begleiters ausgestattet sind. Diese Kombinationsprodukte eignen sich besonders für alle, die deutlich mehr als 100 Kontakte mit sich führen wollen.

Als versierter Anwender von MS Office kennen Sie sicherlich auch das Programm Visio, mit dem Sie Fluss- oder Organigramme sehr schnell zu Papier bringen können. Die Software ist praktisch, aber auch nicht besonders preiswert oder in der von Ihnen gekauften Office-Version nicht enthalten. Ein Vorteil von Visio sind die zahlreichen integrierten Cliparts. Wenn Sie Schaubilder zu Arbeitsabläufen aus der IT erstellen wollen, finden Sie hier genauso Zeichenmaterial vor wie Bilder für die Zeichnung von Architekturplänen. Eine preiswerte Alternative ist das kostenlose Programm yED. Es ist in Java geschrieben und läuft damit auf verschiedenen Betriebssystemen. Das Funktionsprinzip ist Visio ähnlich. Sie platzieren die Figuren auf der Zeichenfläche und verbinden die Elemente mittels spezieller Linienwerkzeuge. Über die übersichtlichen Eigenschaften verändern Sie Form und Farben der gezeichneten Elemente. Ihre Zeichnungen exportieren Sie in eines der zahlreichen Grafikformate, die von Office ohne Probleme gelesen werden können. Sie erhalten das Programm kostenlos unter der Adresse http://www.yworks.com/en/downloads.html#yEd.

Um ein System wirklich gut sichern zu können, um im Falle eines Falles ein aktuelles Backup bei der Hand zu haben, ist es wichtig, Programme und Benutzerdaten voneinander getrennt zu speichern. Deswegen ist es gut, wenn alle Anwendungsprogramme auf einer eigenen Partition gespeichert sind. Falls das nicht möglich ist, sollten Sie alle Benutzerdaten wie Dokumente und Fotos in einem eigenen Bereich auf der Festplatte sichern, der dann regelmäßig in ein Backup einbezogen wird. Windows bietet mit dem Ordner „Eigene Dateien“ einen solchen Bereich ein, der aber üblicherweise auf der ersten Festplatte bzw. Partition angelegt wird. Dies muss aber nicht dauerhaft so sein. Sie können den Ort auf Ihrem System, wo die eigenen Dateien abgelegt, verändern. Unter Vista gehen Sie so vor (unter Windows XP funktioniert dies analog):
1. Klicken Sie in der Startleiste mit der rechten Maustaste auf den Eintrag „Dokumente“.
2. Wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag „Eigenschaften“.
3. Wechseln Sie in das Register „Pfad“. Hier finden Sie den Schalter „Verschieben“.
4. Markieren Sie im nachfolgenden Dialog den Ordner, der zukünftig genutzt werden soll.
5. Klicken Sie auf Übernehmen.
Ihre Daten werden übernommen. Auf die gleiche Weise können Sie den anderen Systemordner, wie etwa Bilder oder auch Musik andere Speicherorte zuweisen.