Sekretärinnen Tipps

Ihre mühevoll erstellte Präsentation ist fertig, da fällt Ihnen auf, dass Sie stellenweise die falsche Schriftart verwendet haben? Kein Problem!

Sie müssen nun nicht jede Folie mühsam einzeln bearbeiten. Das geht viel schneller.

1. Platzieren Sie die Schreibmarke in einer Form, die die falsche Schriftart enthält.

2. Wählen Sie aus dem Menü Format den Eintrag Schriftarten ersetzen.

3. Wählen Sie in der ersten Zeile des nachfolgenden Dialogs die falsche Schriftart, zum Beispiel Arial, aus.

4. In der zweiten Zeile markieren Sie den Namen der Schriftart, die Sie verwenden wollen.

5. Klicken Sie auf Ersetzen.

6. Verlassen Sie den Dialog dann mit Schließen.

Die verwendete Schriftart wird nun durch die gesamte Präsentation hindurch ersetzt. Schneller geht es nun wirklich nicht.

Eine gute Präsentation in Powerpoint darf heute nicht mehr nur als Bullets bestehen. Den Zuhörer mit einprägsamen Grafiken bei der Erinnerung des Gehörten zu unterstützen und auch emotional anzusprechen, ist heute wichtig. Da versteht es sich fast von selbst, dass Sie nicht nur auf die Clipart-Sammlungen der Office-Pakete zurückgreifen dürfen, wenn Sie die Präsentation illustrieren wollen. Aber woher nehmen Sie anspruchsvolle Fotos und Grafiken, die wenig oder nichts kosten?

Ein Klassiker ist sicherlich Photocase. Hier veröffentlichen Fotografen Ihre Motive, die Sie meist kostenlos nutzen dürfen. Auch einer Verwendung im Internet steht nichts im Wege, allerdings müssen Sie die Quelle nennen. Die Suchfunktion zeigt Ihnen schnell passende Motive an.

Ebenfalls ein seit Jahren bewährter Service ist Stock Exchange. Dieses Angebot ist allerdings deutlich internationaler, weswegen einigen Motiven die amerikanische Herkunft anzumerken ist. Über den Dienst haben Sie zugleich Zugriff auf IStockPhoto, wo es Bildmaterial bereits am der Gebühr von 1 US-Dollar gibt.

Bei Everystockphoto finden Sie ebenfalls viele Motive bekannter und weniger bekannter Fotografen, die sich sehr gut in einer Präsentation nutzen lassen. Aber auch hier müssen Sie auf Englisch nach passenden Motiven suchen.

Allen Angeboten gemeinsam ist allerdings, dass Sie im Abspann der Präsentation oder auf Ihren Internetseiten, wenn Sie die Bilder online stellen, wenigstens den Namen des Fotografen und die Quelle angeben sollten, um den Lizenzbedingungen zu entsprechen.

Kontinuierlich an einer Sache zu arbeiten, ist ein wesentlicher Schlüsselfaktor auf dem Weg zum Erfolg. So hat Thomas Mann sein beeindruckendes Werk aus Romanen, Erzählungen und einer Vielzahl an Briefen nur durch die Regelmäßigkeit erreicht. Doch oft genug scheint am Ende eines hektischen Tages in der Chefassistenz die entscheidende Stunde, in der Sie an Ihren eigenen Zielen arbeiten wollten, zu fehlen. Versuchen Sie doch einmal die folgenden Tipps, um sich auch im Sekretariat eine Stunde am Tag Ihren Zielen widmen zu können.

• Stehen Sie früher auf! Das scheint wie eine Binsenweisheit, aber wenn Ihnen nach der Arbeit und der Erledigung der eigenen Hausarbeit keine Zeit mehr bleibt, verlängern Sie Ihren Tag doch durch eine Stunde früheren Aufstehens. Ob Sie nun nur in Ruhe etwas lesen, an einem eigenen Roman arbeiten oder sich Übungen widmen wollen. In dieser Stunde vor dem bisherigen Aufstehen werden Sie ungestört sein und vor allem konzentriert und mit Spaß in den Alltag starten.

• Fangen Sie früher an! Wenn es sich einrichten lässt, fangen Sie einfach früher mit der Arbeit an. Wenn Sie bereits im Büro sind, während die meisten Kollegen erst eintreffen, werden Sie ruhiger und mit deutlich weniger Unterbrechungen arbeiten können.

• Telefonieren Sie kürzer: Auch wenn es verlockend ist. Beschränken Sie sich auch bei dienstlichen Telefonaten auf das Wesentliche. Fassen Sie sich kürzer. Besser ist es, wenn Sie sich gezielt vornehmen, mit Kollegen auch das eine oder andere private Wort zu festen Terminen zu wechseln.

• Schauen Sie weniger fern: Sehen Sie bewusst fern. Suchen Sie sich gezielt Sendungen aus, die Sie interessieren und die Sie ansehen wollen. Zapping ist eine der größten Zeitverschwender.

• Animieren Sie Ihre Kinder zum Helfen: Sie haben Kinder? Dann lassen Sie sich von ihnen bei der Hausarbeit helfen. Auch Grundschüler können bereits einfachere Tätigkeiten übernehmen und Verantwortung tragen. Das kann das Decken des Tisches und das Abräumen sein.

• Sagen Sie „Nein!“: Sie werden häufiger um Gefallen gebeten? „ Kannst Du vielleicht kurz…“, „Du machst das immer so gut“. Kennen Sie solche Sätze? Lernen Sie, sich nicht jede Aufgabe zusätzlich aufhalsen zu lassen.

• Essen Sie am Arbeitsplatz: Nehmen Sie sich Ihr Essen mit ins Büro und essen Sie dort. Das spart nicht nur Geld, sondern auch Zeit, denn den Gang in die Kantine und das Restaurant können sie sich sparen.

• Widerstehen Sie den Verlockungen des Internet: Lassen Sie sich bei der Nutzung des Internet nicht ablenken. Wenn Sie nur schnell eine Recherche bei Google durchführen wollten, dann lassen Sie es dabei und sehen Sie nicht auch noch bei Ihren Lieblingsseite oder dem Nachrichtenportal vorbei.

Sicher kennen Sie den Weg, Grafiken in Word mit der Funktion des Einfügens zu übernehmen. Es geht aber noch einfacher!

Sie möchten eine Grafik in ein Dokument einfügen, sind aber nicht auf eine Verknüpfung angewiesen, weil es an der Abbildung keine Änderung mehr geben wird? Dann können Sie auch so arbeiten:

1. Verkleinern und verschieben Sie das Programmfenster von Word so, dass Sie die Abbildung auf dem Desktop sehen können oder ein geöffnetes Explorer-Fenster, in dem sich die Grafikdatei befindet.

2. Klicken Sie auf die Datei und halten Sie die linke Maustaste gedrückt.

3. Ziehen Sie nun die Datei in Ihr Word-Dokument hinein.

4. Halten Sie die Maustaste weiterhin gedrückt, bis Sie die Grafik an den vorgesehenen Platz verschoben haben.

5. Die Grafik kann anschließend mit den in Word vorhandenen Funktionen wie gewohnt bearbeitet werden.

Manchmal wünscht man sich, dass Excel die Ergebnisse von Datumsberechnungen automatisch als Wochentag anzeigt.

Excel bietet zahlreiche Datumsformate an, die auch den Wochentag enthalten, aber ein Format, das nur den Wochentag zeigt, fehlt. So schaffen Sie Abhilfe.

1. Markieren Sie die Zelle, die das Datum enthält.

2. Wählen Sie aus dem Menü „Format“ den Eintrag „Zellen“.

3. Wechseln Sie in das Register „Zahlen“ .

4. Im Listenfeld „Kategorie“ markieren Sie „Benutzerdefiniert“.

5. Geben Sie in das Feld „Typ“ nun „TTTT“ ein.

6. Verlassen Sie den Dialog mit OK.

Fertig! Damit erhalten Sie ganz leicht zu jedem Datum den Wochentag.

Für Flugblätter aber auch Berichte eignen sich senkrechte Überschriften sehr gut, um die Aufmerksamkeit des Lesers stärker zu fesseln. Wir zeigen, wie es geht.

1. Führen Sie aus dem Menü „Einfügen“ den Befehl „Textfeld“ aus.

2. Klicken und ziehen Sie jetzt mit gedrückter Maustaste das Feld in der benötigten Länge auf.

3. Tragen Sie den Text für die Überschrift oder die Beschriftung in das Feld ein.

4. Über „Ansicht / Symbolleisten“ zeigen Sie sich mit „Textfeld“ die entsprechende Symbolleiste an.

5. Dort finden Sie am rechten Rand den Schalter für die Funktion „Textrichtung ändern“.

6. Mit jedem Klick darauf, verändert sich die Richtung des Textes.

7. Hat der Text die gewünschte Richtung, klicken Sie mit der rechten Maustaste an den Rand des Feldes. Wählen Sie aus dem Kontextmenü den Eintrag „Textfeld formatieren“ .

8. Damit gelangen Sie zu einem umfangreichen Dialog, über den Sie das Feld noch weiter an Ihre Wünsche anpassen können.

Wenn Sie in Word einen AutoText eingeben, wird dieser standardmäßig in der Rechtschreibprüfung berücksichtigt. Das ist unnötig, wenn Sie Überprüfung bereits vorgenommen haben. Zudem kostet die Überprüfung unnötig Zeit. So geht es besser:

1. Schreiben Sie den Text, den Sie als AutoText verwenden wollen, in ein leeres Word-Dokument.

2. Markieren Sie diesen Text exakt, achten Sie also darauf, dass Sie kein Leerzeichen vor oder nach dem Text markieren. Die Markierung reicht also vom ersten Zeichen des Textes exakt bis zum letzten Zeichen.

3. Führen Sie nun Extras/Sprache und dann Sprache festlegen aus.

4. Es öffnet sich das Dialogfenster für Sprachen.

5. Schalten Sie nun das Kontrollkästchen Rechtschreibung und Grammatik nicht prüfen ein.

6. Bestätigen Sie den Dialog mit einem Klick auf OK.

7. Führen Sie nun das Kommando Einfügen/AutoText und dann Neu aus.

8. In dem neuen Fenster vergeben Sie einen Namen für den Textbaustein und verlassen den Dialog mit OK.

Ab sofort können Sie durch Angabe des Namens des Textbausteins und Druck der Taste F3 den AutoText nutzen, der dann nicht geprüft werden wird.

Sie sparen sich beim Formatieren Ihres Dokuments Zeit, wenn Sie bereits beim Setzen einer Kapitelüberschrift dafür sorgen, dass diese auf einer eigenen Seite steht.

Wichtig ist dabei, dass Sie für die Formatierung einer Überschrift auch tatsächlich nur die Formatvorlagen verwenden.

1. Rufen Sie aus dem Menü „Format“ den Befehl „Formatvorlagen und Formatierung“ auf.

2. Es öffnet sich der Aufgabenbereich in Word.

3. Klicken Sie dort mit der rechten Maustaste auf den Eintrag „Überschrift 1“.

4. Aus dem Kontextmenü entscheiden Sie sich für „Ändern“.

5. Klicken Sie im nachfolgenden Dialog auf den Schalter „Format“.

6. Aus dem Untermenü markieren Sie den Eintrag „Absatz“.

7. Wechseln Sie in das Register „Zeilen- und Seitenumbruch“.

8. Markieren Sie das Optionsfeld vor dem Eintrag „Seitenumbruch oberhalb“.

9. Verlassen Sie den Dialog mit OK.

Sobald Sie nun einen Absatz in dem Überschriftenformat erfassen, wird automatisch davor ein Umbruch eingefügt. Damit haben Sie einen immer perfekten Kapitelbeginn.